Журнал реєстрації наказів – це важливий документ, необхідний обліку та контролю виконання наказів у створенні. У класичній формі він є паперовим виданням, до якого заносяться всі накази та їх виконання. Однак з розвитком технологій та впровадженням електронних систем ведення документації постає питання про можливість вести журнал реєстрації наказів електронно.
Ведення журналу реєстрації наказів має електронно свої переваги. По-перше, це підвищує ефективність роботи з документами, оскільки їх можна швидко та зручно обробляти, зберігати та передавати між співробітниками. По-друге, це знижує витрати на придбання та зберігання паперових носіїв, а також скорочує ризик втрати чи пошкодження документів.
Однак, питання про те, чи можна вести журнал реєстрації наказів електронно, не таке просте. Існують певні вимоги та нормативи, які необхідно враховувати під час переходу на електронне ведення документації. По-перше, система електронної реєстрації повинна забезпечувати безпеку та цілісність даних, щоб не було можливості їх підробки або видалення. По-друге, необхідно забезпечити доступність документів для перевірок та контролю з боку контролюючих органів.
| Чи можна вести журнал реєстрації наказів електронно | ||
|---|---|---|
| Питання | Відповідь | Аргументи |
| Чи можна вести журнал реєстрації наказів електронно? | Так |
|
| Які основні вимоги до електронної реєстрації наказів? | Основні вимоги: |
|
| Які переваги електронного журналу реєстрації наказів порівняно з паперовим? | Переваги електронного журналу: |
|
Чи можна вести журнал наказів щодо основної діяльності в електронному вигляді?
Отже, організація може вести журнал як у паперовому вигляді, так і в електронному. Реєстрація означає, що створеному, надісланому або отриманому документу надано певний ідентифікаційний номер і дані про нього занесені до реєстраційних форм.
Чи потрібно вести журнал реєстрації наказів з особового складу?
Відповідь: За відсутність журналу реєстрації наказів за кадровим складом (за основною діяльністю, за особовим складом, на відпустку) відповідальності немає. Обов'язок роботодавця вести такі журнали не встановлено ні Трудовим кодексом РФ, ні будь-яким іншим нормативним правовим актом.
Як ведеться журнал реєстрації наказів?
В цей журнал реєстрації потрапляють усі накази, статус яких не дорівнює "Готується". Весь список наказів поділено на сторінки по 30 документів на кожній. У верхній частині вікна вказано, скільки всього документів міститься в журналі реєстрації та скільки сторінок. Номер кожної сторінки наведено посиланням на неї.